Manajemen Rumah Sakit

Tugas manajemen adalah mengkreasikan berbagai keadaan lingkungan dengan teknik yang efektif sehingga dapat berkembang dan dilaksanakan guna mencapai tujuan. Dalam hal ini tujuan itu dapat berupa:

1.      Komunikasi;

2.      Pencapaian kepuasan;

3.      Hadiah psikologis.

Kegunaan tugas manajemen adalah dalam hal pemenuhan kualitas pelayanan kesehatan. Tanpa tugas manajemen yang baik akan sulit dicapai pelayanan kepada pasien dengan baik sebagai perwujudan dari fungsi manajemen. ⁽¹⁾

Fungsi Manajemen ⁽²⁾

Fungsi manajemen terdiri dari:

1.      Perencanaan (Planning)

Segi penting perencanaan diantaranya seperti :

1.      Dukungan direksi

2.      Jenis perencanaan

3.      Persiapan forecasting

4.      Tujuan, target dan standar

5.      Peningkatan operasional

6.      Koordinasi

7.      Persiapan sumber daya.

Pelaksanaan forecasting hendaklah digunakan analisis kuantitatif seperti trend analysis, tidak hanya membandingkan keadaan tahun lalu saja. Memang disadari dalam forecasting bayak faktor yang perlu dipertimbangkan.

2.    Pengorganisasian (Organizing)

Segi penting yang perlu diperhatikan adalah:

a.       Ciri pengorganisasian yang baik.

b.      Ciri rendahnya pengorganisasian meliputi:

                                                              i.      Seringnya perubahan rencana

                                                            ii.      Gagalnya pengumpulan keberhasilan pekerjaan

                                                          iii.      Lambatnya pengambilan keputusan

                                                          iv.      Informasi yang tak tepat sasaran

                                                            v.      Rendahmya pertanggungjawaban

                                                          vi.      Rapat dan komunikasi berlebihan

                                                        vii.      Dibiarkan hal yang tidak kompeten

                                                      viii.      Gaji dan honor yang tidak adil

                                                          ix.      Berharap yang berlebihan.

Dari kedua ciri di atas, secara keseluruhan harus punya kemauan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan, maka perlu revisi struktur organisasi, pada beberapa tahun mendatang untuk mengantisipasi perubahan yang mungkin terjadi dan dibutuhkan.

3.    Pelaksanaan (Actuiting)

Dalam melihat pelaksanaan manajemen perlu diperhatikan:

a.    Kebijakan kepegawaian

b.    Penggajian dan honorarum lainnya

c.    Kepemimpinan

d.   Motivasi

e.    Komunikasi.

Perlu dilihat banyaknya jumlah pegawai agar sesuai dengan kemajuan secara fisik, peralatan dan sistem informasi. Penggunaan tenaga profesional di bidangnya perlu dikembangkan sesuai kebutuhan. Motivasi profesional medik untuk terus meningkatkan pelayanan dengan dukungan alat canggih perlu dipertimbangkan agar secara ekonomis bukan merupakan beban yang berat. Kepemimpinan dapat dikembangkan agar berorientasi untuk mengajak seluruh karyawan merasa sebagai anggota sehingga membuat iklim kekeluargaan dan suasana kerja yang menyenangkan. 

4.    Pengendalian (Controlling)

Komponen pengendalian yang harus diperhatikan adalah:

a.    Adanya standar penilaian

b.    Adanya standar prosedur

c.    Sistem informasi

d.   Evaluasi dari deviasi yang terjadi

e.    Tindakan koreksi.

Standar penilaian yang digunakan dapat berupa anggaran dan Quality Assurance (QA). Pengendalian anggaran bulanan dan triwulanan, sedangkan QA dapat setahun sekali, untuk keperluan informasi dapat oleh komputerisai, seperti bagian akuntansi untuk pengendalian anggaran, sehingga lebih memudahkan. Standar prosedur pada bagian logistik dan khusus manajer pengawasan internal yang berperan dalam pengendalian prosedur pembelian dan penilaian kebenaran barang perlu diadakan. Tindakan koreksi dapat dilakukan disesuaikan denagn penyimpanan bulanan atau triwulan atau pada rapat koordinasi mingguan bila dianggap perlu.

5.    Evaluasi (Evaluation)

Yaitu menilai apakah rencana dapat didiskusikan dengan baik dn tujuan dapat dicapai, adanya penyimpangan, apa sebabnya dan bagaimana agar tidak terulang.

Dalam kegiatan organisai rumah sakit yang kompleks pengalaman saja tidak cukup. Penangannya tidak dapat lagi atas dasar kira-kira dan selera. Hal ini disebabkan:

1.      Sumber daya yang makin sulit dan mahal

2.      Era kompetisi yang menuntut pelayanan prima

3.      Tuntutan masyarakat yang makin berkembang.

Manajemen profesional berarti melaksanakan manajemen dengan tatacara yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah, maka memerlukan orang yang terlatih secara benardan tepat.

Dalam rangka melaksanakan pelayanan yang berorientasi pada pasien dan menjaga mutu pelayanan perlu dengan manajemen yang handal. Dengan demikian segala hal yang diperlukan akan tersedia dalam bentuk:

1.      Tepat jumlah

2.      Tepat waktu

3.      Tepat sasaran

Walaupun dulu manajemen banyak sebagai seni dari pada pengetahuan, tetapi sekarang ini telah berubah ke aspek teknologi manajemen yang canggih dan membutuhkan pembinaan, pendidikan dan profesionalisme.

Unsur Manajemen ^(1,2,3)

           

Unsur manajemen atau sumber daya bagi manajemen adalah hal-hal yang erupakan modal bagi pelayanan anajemen, dengan modal itu akan lebih menjamin pencapaian tujuan. Sering orang menyebut 5M:

1.      Man

2.      Money

3.      Methode

4.      Machine

5.      Market

Sekarang telah berkembang menjadi 6M + I:

o   M1             : man                           = sumberdaya manusia

o   M2             : money                       = uang

o   M3             : methode                    = metode, tatacara, prosedur

o   M4             : machine                     = alat-alat, mesin

o   M5             : market                       = pasar, pasien, pembeli

o   M6             : material                     = bahan dasar, material

o   I                 : information               = informasi

6 M + I akan merupakan bahan yang diolah oleh fungsi manajemen untuk mencapai tujuan, bila digambarkan sebagai berikut:

Permasalahan yang timbul, apakah harus semua unsur itu ada dan cukup? Dalam kondisi sekarang ini hampir tidak mungkin semua sumber daya itu ada, yang penting adalah berusaha untuk memanfaatkan yang ada dan mengusahakan sebesar yang didapat. Kita sering terbentur sikon (situasi dan kondisi), sehingga teori, gagasan dan pelaksanaan yang baik akan jadi luntur malah jadi seadanya, atau asal saja. Oleh karena itu yang perlu diusahakan adalah:

1.      Menciptakan situasi

2.      Membuat kondisi

Yang memungkinkan gagasan, teori dan pelaksanaan berjalan sesuai harapan. Unsur-unsur manajemen itu perlu dilakukan dengan upaya yang konsisten dengan melalui fungsi manajemen, sehingga perlu hal-hal di bawah ini:

1.      Perencanaan keuangan

2.      Pengorganisasian keuangan

3.      Pelaksanaan keuanga (akuntansi)

4.      Pengendalian keuangan

5.      Evaluasi keuangan

Hal ini berlaku pula bagi unsur yang lainnya dan dalam hal ini rumah sakit perlu tiga unsur lain yang penting, yaitu:

1.      Pelayanan (Service, S)

2.      Profesional, reputasi dokter, paramedis (Profesional, P)

3.      Mutu (Quality, Q)

Jadi unsur manajemen rumah sakit itu adalah :

6M + I + S + P + Q

S+P+Q merupakan kekhususan tersendiri di rumah sakit yang merupakan :

o   Ciri yang membedakan dengan industri sejenis

o   Penilaian tersendiri

o   Dukungan ilmu dan teknologi tersendiri.

Jadi tugas manajer rumah sakit akan lebih berat karena harus mengelola 10x5=50 kegiatan, dibandingkan manajer umumnya hanya dengan 5 M dan POACE, yaitu 5x5=25 kegiatan, jadi dua kali lipat lebih berat. 

Manajemen Yang Efektif ⁽⁴⁾

Pada ciri manajemen yang efektif, terdapat 3 ciri penting yang berhubungan dengan pengambilan keputusan yaitu:

1.      Mengerti implikasi kegunaan pada setiap keputusan;

2.      Mengembangkan kreativitas dan ide baru

3.      Memberikan keputusan jalan keluar yang cepat bila diperlukan.

Ketiga hal di atas akan memungkinkan dengan teknologi berupa bantuan komputer yang mempunyai kapasitas yang besar untuk kelas Personal Computer (PC) telah mempunyai kemampuan 2,5 giga herz, dengan harddisc 40 Giga Bite dan DRAM, suatu yang sangat mengagumkan dan sangat membantu, tetapi di RS komputer yang ada ± 90% digunakan hanya sebagai pengganti mesin ketik.

Dari penelitian pengembangan Sistem Informasi Pemasaran Rumah Sakit Berbasis Rekam Medis, terdapat 3 sebab kegagalan penggunaan program:

1.      Konsep pemasaran rumah sakit yang belum lengkap;

2.      Proses pengambilan keputusan yang belum jelas;

3.      Organisasi yang belum mendukung.

Selain hal di atas pengembangan sistem informasi yang tidak tertata akan menyebabkan:

1.      Ketinggalan teknologi tanpa sempat di antisipasi;

2.      Under utilize hanya pengganti mesin ketik dan kalkulator saja;

3.      Organisasi hanya mendapat nama, tapi membebani organisasi;

4.      Manajer dan karyawan tidak merasa ada kemajuan dalam proses manajemen;

5.      Pengambilan keputusan menjadi terlantar, malah ditinggalkan.

Ada 3 hal pokok yang perlu diwaspadai, yaitu seperti berikut ini:

1.      Adanya constraints dari lingkungan yang berubah secara cepat dan terus menerus.

2.      Adanya block yang menyebabkan arus informasi dan siklus terhenti.

3.      Adanya keterbatasan umum yang sering diabaikan.

Secara lengkap terdapat 10 ciri manajer yang efektif yang digambarkan sebagai Ten Qualities of an Effective Manager:

1.      Provides clear direction

2.      Encouranges open communication

3.      Coaches dan support people

4.      Recognizes staff for good performance

5.      Follows up an important issues and provides feedback

6.      Selects the right people for specific assignment

7.      Understands the finansial implictions of decisions

8.      Encourages creativity and new ideas

9.      Given staff clear-cut decisions when they are needed

10.  Consistendy demonstrates a high level of integricy.

Daftar Pustaka:  

(1)          Sabarguna, BS, Buku Pegangan Mahasiswa Manajemen Rumah Sakit Jilid 1, Sagung Seto, Jakarta, 2009.

(2)          Sabarguna, BS, Organisasi dan Manajemen  Rumah Sakit, Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng - DIY, Yogyakarta, 2008.

(3)          Sabarguna, BS, Kompetensi Manajemen  Rumah Sakit, Sagung Seto, Jakarta, 2009.

(4)          Sabarguna, BS, Knowledge Management untuk Rumah Sakit, Sagung Seto, Jakarta, 2007.